AISD Grading and Academics Update

 

Dear Austin ISD Family,

As Continuous Learning has begun this week, I am encouraged by the resilience our community has shown as we transition into this new way of learning. I know there have been many questions about what Continuous Learning means for our 81,000 students and I am happy to provide this update as details have become more clear.

Our Board of Trustees approved a resolution Monday evening that temporarily updated our policy regarding grading and graduation in response to the ongoing campus closures due to COVID-19 precautions.

Under the new policy, all students will receive either a grade of Pass or Incomplete. Teachers will provide feedback on student performance and monitor progress. A record of incomplete will not affect a student’s ability to advance to the next grade or graduate, but rather will identify students who need extra support in the summer or next year. Teachers can monitor progress via phone conversation if the family doesn’t have reliable access to computers or the internet.

Austin ISD is first focused on the whole child’s physical and mental health amidst the separation from campus communities. AISD staff will continue to work with students and families to support needs as the district transitions into continuous learning.

Below you will find the full text of the resolution and a set of frequently asked questions that will provide more information and detailed implications for student GPAs, graduating seniors, elective classes, advanced coursework and elementary school students.

While the FAQ includes many questions we have been asked in the past weeks, I understand there may be more questions that pertain to your family. Please don’t hesitate the reach out to your campus administration who can best support your student’s individual needs. Thank you for your patience as we continue to navigate this new situation together as an AISD Family.

Respectfully,
Paul Cruz, Ph.D.
Superintendent

RESOLUTION OF THE BOARD OF TRUSTEES OF THE AUSTIN INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT

Regarding Grading, GPA, and Class Rank

April 6, 2020

WHEREAS, on March 19, 2020, the Texas Governor issued Executive Order No. GA-08 relating to COVID-19 preparedness and mitigation and through this action and in accordance with Guidelines from the President ordered the temporary closure of all Texas school districts;

WHEREAS, on March 13, 2020, Austin Independent School District began closure of the district to protect the health and safety of staff and students;

WHEREAS, In light of the pandemic health crisis which resulted in a national and state order for sheltering in place and a state order closing all schools within the State of Texas through May 4, 2020, all students in the District were impacted;

WHEREAS, the Board has implemented procedures for continuity of instruction to the extent possible during the district closure;

WHEREAS, the Board finds that a need exists to temporarily adjust local policy provisions addressing class rank under these circumstances to ensure fair and consistent designation of local honors;

NOW THEREFORE, BE IT RESOLVED, by the Board of Trustees of AUSTIN INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT, that the District finds a substantial public purpose exists to temporarily modify Board Policy EIC (LOCAL) for the 2019-2020 school-year as follows:

1. For High School Seniors, class rank will not be calculated at the end of the sixth six-week grading period as stated in the current Board Policy EIC (LOCAL). Rather, class rank will be calculated based on the semester average at the end of the third six-week grading period of the 2019-2020 school-year, which has already been calculated and reported;

2. For all classes that began during the Spring Semester of the 2019-2020 schoolyear all student grades will be recorded and reported as pass or incomplete and transcripts will denote a course credit as pass or incomplete;

3. GPA calculations going forward for all High School Freshmen, Sophomores, and Juniors currently enrolled in the 2019-2020 school-year will not include the Spring 2020 semester.

Therefore, for example, a current Freshman who completes high school within four years will have a total GPA calculated on 7 semesters, rather than 8 semesters; and ATTACHMENT 1 4. Board Policy EIC (LOCAL) will resume without modification in the 2020-2021 school-year with the exception of the GPA calculation impact described in Section 3 above;

PASSED AND APPROVED BY THE MAJORITY OF MEMBERS OF THE BOARD OF TRUSTEES on this 6th day of April 2020.

Frequently Asked Questions

What does this mean for high school students?

The fourth and fifth six-weeks grades will be combined into one 10-week grading period. This combined grading period will serve as evidence of the student’s performance in the third quarter of learning.

All final grades for the spring semester will be entered as “Pass” or “Incomplete”.

Yearlong averages will be calculated by averaging the fall semester (50%) and the average of the grades earned during the 10-week spring 2020 grading period (50%).

This ensures that students who failed the fall 2019 semester of a yearlong course will be permitted to repair failing grades or make up missing assignments in order to earn the year long credit.

How will my senior meet graduation requirements?

All cohort 2020 student records will be reviewed to ensure students are on track to satisfy all requirements in their personal graduation plan.

The student, caregivers and guidance counselors will create a plan of action for any student at-risk of not completing all requirements for graduation.

Students in cohort 2020 will be able to continue working to meet graduation requirements.

Students who have not passed one or more STAAR examinations are eligible for the Individual Graduation Committee (IGC) process. Seniors will need to complete their assigned IGC Courses via Garza Online to meet all state testing requirements.

All graduation plans will target a May 26, 2020 completion. Parents of students who are not successful in meeting requirements for graduation shall be informed of any available options, such as an extended year program or summer school.

How does this impact students’ rank GPA?

Final rank GPA for cohort 2020 students will be calculated according to AISD’s policy using grades transcripted through the Fall 2019 semester. Rank GPA is used to determine the top 10% of the class and the valedictorian and the salutatorian for the class of 2020.

Final rank GPA for the 2020 school year for all grade levels will be calculated according to AISD’s policy using grades transcripted as of 12/20/19.

Cumulative GPA calculations will not include grades transcripted from the Spring 2020 semester.

How will students earn a P or an I for the second semester?

All assignments and assessments considered in the spring of 2020 must have been due prior to March 13, 2020. Grades after March 13 will be used to determine how much students are progressing to proficiency, attaining proficiency, incomplete in their progress toward proficiency, or incomplete because the district and students were not able to navigate this new learning space in these uncertain times.

Students can make up or repair any prior assignments assigned during the spring 2020 semester (10-week spring semester grades)

How will this affect AP, IB, and CTE exams and certifications?

Advanced Placement, International Baccalaureate, Dual Credit, OnRamps, and specific Career and Technical Education (CTE) courses that result in certification and/or articulated or be transferred for college credit will follow the curriculum and regulations of the respective external governing agencies beyond AISD’s local control. Teachers will continue in the prescribed curriculum including feedback to students, review activities, and preparation for their end of year assessments or certifications.

What about Dual Credit courses?

Students enrolled in dual credit courses will earn a P for Pass, an I for Incomplete, or a D for Drop. 

How will students keep up in fine arts or athletics?

Students in performance-based courses such as fine arts, Career and Technical Education, athletics, world languages, or others will continue working on their proficiencies using individual videos, performance and technique challenges, and continuous skill development to keep students actively engaged.

What does this mean for middle school students?

As with high school students, the fourth and fifth six-weeks grades will be combined into one 10-week grading period and compromise the third quarter of the school year.

All final grades for the Spring semester will be entered as “Pass” or “Incomplete”.

Yearlong averages will be calculated by averaging the fall semester (50%) and the average of the grades earned during the 10-week spring 2020 grading period (50%). Students who are in danger of not earning the yearlong credit will be able to repair their grades in order to earn the final year-long credit. 

Assignments and Assessments

All assignments and assessments considered in the spring of 2020 must have been due prior to March 13, 2020. Grades after March 13 will be used to determine how much students are progressing to proficiency, attaining proficiency, incomplete in their progress toward proficiency, or incomplete because the district and students were not able to navigate this new learning space in these uncertain times.

Students can make up or repair any prior assignments assigned during the spring 2020 semester (10-week spring semester grades)

Incomplete Grading

Incompletes will not be used for promotion or retention, but will be used to identify students who will need extra help and support next school year through small group instruction and/or tutorials.

How will middle school students enrolled in high school courses earn credit?

The same high school guidelines apply for middle school students; however, middle school guardians/students will also have the opportunity to drop any high school credit courses taken during the 19-20 school year during the fall semester of the 20-21 school year.

How will elementary students keep up with their learning?

Teachers will work closely with their students all year either through online learning, emails with pictures of students’ completed work, or even joint phone calls with caregivers and students.

Teachers will monitor student progress on the most important skills, content and standards that will prepare our young people for success next year. Teachers will be in communication with parents and caregivers regarding their students’ progress. Students will be identified who may be in need of extra support in the summer or the following school year.

Our Social-Emotional Learning Department will design community outreach through creative activities that encourage social emotional wellness while respecting social distancing. Examples include Zoom meetings where students can bring and introduce their pets or a carnival designed to be driven through without attendees leaving their vehicle.

Grades administered after March 13 will be used to determine how much students are progressing to proficiency, attaining proficiency, incomplete in their progress toward proficiency, or incomplete because the district and students were not able to navigate this new learning space in these uncertain times.

What do I do if I don't have access to a computer or the internet

 As a district we pride ourselves on our innovation as well as a commitment to leveling the playing field. We realize that not every family will have access to a computer and the internet, that's why we've begun the following initiatives to help.

  • Chromebook and WiFi hotspot distribution for grades 3-7
  • Retrofitting buses with WiFi to park in high-needs areas
  • Paper packets and school supplies distribution at certain sites
  • Many screen-free lessons on our AISD Learning At Home website

We've also designed the AISD Learning At Home website to be easily viewable on any device. Regardless, we know that at the end of the day not every family will have the same amount of access to these resources. Families who cannot access a computer will use the packet pickups at the meal sites. Teachers will then monitor progress through over the phone conversations with parents and students.

 

 

 

 

Estimada familia del Austin ISD:
El aprendizaje continuo ha comenzado esta semana y me siento alentado por la resiliencia que
nuestra comunidad ha demostrado durante la transición a esta nueva forma de aprendizaje. Sé
que ha habido muchas preguntas sobre lo que significa el aprendizaje continuo para nuestros
81,000 estudiantes y estoy feliz de proporcionar esta actualización ya que la información se ha
vuelto más clara.
Nuestra mesa directiva ha aprobado una resolución el lunes por la noche que actualiza
temporalmente nuestra norma con respecto a las calificaciones y la graduación en respuesta a
los cierres de los planteles debido a las precauciones con la COVID-19.
Bajo la nueva norma, todos los estudiantes recibirán ya sea una calificación de aprobado o
incompleto. Los maestros proporcionarán comentarios sobre el rendimiento de los estudiantes
y monitorearán su progreso. Un incompleto en el expediente no afectará el que el estudiante
pueda avanzar al siguiente grado o que pueda graduarse, sino más bien va a identificar a los
estudiantes que necesitan apoyo adicional en el verano o el próximo año. Los maestros pueden
monitorear el progreso por medio de conversaciones telefónicas si las familias no cuentan con
una conexión fiable al internet o con una computadora.
El Austin ISD se centró primero en la salud física y mental de todos los estudiantes en medio
de la separación de sus comunidades escolares. El personal del AISD continuará trabajando
con los estudiantes y las familias para apoyar las necesidades mientras el distrito realiza la
transición al aprendizaje continuo.
A continuación se encuentra el texto completo de la resolución y un conjunto de preguntas
frecuentes que proporcionarán más información y las implicaciones detalladas sobre el
promedio general de los estudiantes, los estudiantes de 12.° que están por graduarse, las
clases optativas, los cursos avanzados y los estudiantes de la escuela primaria.
A pesar de que las preguntas frecuentes incluyen muchas preguntas que nos han hecho en las
últimas semanas, sabemos que su familia puede tener más preguntas en relación con su
situación en particular. Por favor, no dude en comunicarse con el liderazgo de su escuela, que
puede apoyar las necesidades individuales de su hijo de una mejor manera. Gracias por su
paciencia mientras seguimos navegando por esta nueva situación juntos como una familia del
AISD.
Respetuosamente,
Paul Cruz, Ph. D.
Superintendente
RESOLUCIÓN DE LA MESA DIRECTIVA DEL
DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE AUSTIN
en relación con calificaciones, promedio general y posición en la clase
6 de abril de 2020
CONSIDERANDO QUE el 19 de marzo de 2020, el gobernador de Texas emitió la Orden
Ejecutiva Núm. GA-08 en relación con la preparación y mitigación de la COVID-19, y a través
de esta acción y de acuerdo con las Pautas del presidente, ordenó el cierre temporal de todos
los distritos escolares de Texas;
CONSIDERANDO QUE el 13 de marzo de 2020 el Distrito Escolar Independiente de Austin
comenzó a cerrar el distrito para proteger la salud y la seguridad del personal y los estudiantes;
CONSIDERANDO QUE tomando en cuenta la crisis de salud por la pandemia que tuvo como
resultado una orden nacional y estatal de quedarse en el lugar, y una orden estatal de cerrar
todas las escuelas dentro del estado de Texas hasta el 4 de mayo de 2020, todos los
estudiantes en el distrito fueron afectados;
CONSIDERANDO QUE la mesa directiva implementó procedimientos para la continuidad de la
instrucción en la medida de lo posible durante el cierre del distrito;
CONSIDERANDO QUE la mesa directiva se da cuenta de que existe una necesidad de ajustar
temporalmente las provisiones de la norma local que se refieren a la posición en la clase bajo
estas circunstancias para garantizar la designación justa y congruente de los honores locales;
POR LO TANTO, AHORA, RESUELVE la mesa directiva del DISTRITO ESCOLAR
INDEPENDIENTE DE AUSTIN que el distrito encuentra que existe un propósito público
sustancial para modificar temporalmente la Norma EIC (LOCAL) de la mesa directiva para el
ciclo escolar 2019-2020 de la siguiente manera:
1. Para los estudiantes de preparatoria de 12.o grado, la posición en la clase no será calculada
al final del sexto periodo de seis semanas como está establecido en la actual Norma EIC
(LOCAL) de la mesa directiva. En cambio, la posición en la clase se calculará con base en el
promedio semestral al final del tercer periodo de seis semanas de calificación del ciclo escolar
2019-2020, el cual ya ha sido calculado y reportado;
2. Para todas las clases que empiezan durante el semestre de primavera del ciclo escolar
2019-2020 todas las calificaciones de los estudiantes se registrarán y reportarán como
aprobadas o incompletas y los reportes de calificaciones denotarán un crédito de materia
aprobada o incompleta;
3. El cálculo del promedio general en adelante para todos los estudiantes de 9.o
, 10.o y 11.o de
preparatoria actualmente matriculados en el ciclo escolar 2019-2020 no incluirán el semestre
de primavera de 2020.
Por lo tanto, por ejemplo, un estudiante actual de 9.0 grado que termina la preparatoria en
cuatro años, tendrá un total de promedio general calculado en 7 semestres en lugar de 8
semestres; y el ANEXO 1 4. de la EIC (LOCAL) de la mesa directiva continuará sin la
modificación en el ciclo escolar 2020-2021 con la excepción del efecto del cálculo del promedio
general descrito arriba en la sección 3;
APROBADA Y RATIFICADA POR LA MAYORÍA DE LOS MIEMBROS DE LA MESA
DIRECTIVA en este 6.o día de abril de 2020.
_________________________ _______________________
Gerónimo M. Rodríguez, Jr. Amber Elenz
Presidente de la mesa directiva Secretaria de la mesa directiva
¿Qué implica este para los estudiantes de preparatoria?
Las calificaciones del cuarto y quinto período de seis semanas se combinarán en un periodo de
calificación de 10 semanas. Este periodo de calificación combinado servirá como prueba del
desempeño del estudiante en el tercer trimestre de aprendizaje
Todas las calificaciones finales para el semestre de primavera se registrarán como “Aprobado” o
“Incompleto”.
Los promedios anuales serán calculados promediando el semestre de otoño (50%) y el promedio
de las calificaciones obtenidas durante el periodo de calificación de 10 semanas de la primavera
de 2020 (50%).
Esto asegura que a los estudiantes que reprobaron en el semestre de otoño de 2019 de un curso
anual se les permitirá remediar las calificaciones reprobatorias o recuperar la asignación faltante
para obtener el crédito anual.
¿Cómo podrá mi estudiante de 12.o
satisfacer los requisitos de graduación?
Se revisarán todos los registros de los estudiantes que se gradúan en el 2020 para asegurar que
los estudiantes estén encaminados para satisfacer todos los requisitos de su plan de graduación
personal.
El estudiante, cuidadores y consejeros de orientación crearan un plan de acción para cualquier
estudiante que tenga riesgo de no completar todos los requisitos para su graduación.
Los estudiantes que se gradúan en 2020 podrán seguir trabajando para satisfacer los requisitos de
graduación.
● Los estudiantes que no hayan aprobado uno o más exámenes STAAR son elegibles para
el proceso del Comité de graduación Individua (IGC, por sus siglas en inglés). Los
estudiantes de 12.o grado deberán completar los cursos de IGC asignados vía Garza en
línea para satisfacer todos los requisitos de evaluaciones estatales.
● Todos los planes de graduación tienen una fecha objetivo para completarlos del 26 de
mayo de 2020. Se les deberá informar a los padres de los estudiantes que no han
cumplido satisfactoriamente con los requisitos de graduación si hay opciones disponibles,
como serian un programa de año extendido o escuela de verano.
¿Cómo impactará esto el rango según su promedio general?
El rango final en base al promedio general para los estudiantes que gradúan en 2020 se calculará
de acuerdo con la política del AISD usando las calificaciones transcriptas hasta el semestre de
otoño del 2019. El promedio general de rango se usa para determinar el 10% superior de la clase
y el 1º estudiante y 2º estudiante más sobresalientes que se gradúan en 2020.
El rango final en base al promedio general del año escolar 2020 para todos los niveles de grados
escolares se calculará de acuerdo con las políticas de AISD usando las calificaciones transcriptas
al 20/diciembre/2019.
Los cálculos del promedio general acumulativo no incluirán las calificaciones transcriptas del
semestre de primavera de 2020.
¿Cómo obtendrán los estudiantes una P (Aprobado) o I (Incompleto) para el segundo
semestre?
Todas las tareas asignadas y evaluaciones tomadas en consideración en la primavera de 2020
deberían haber tenido fecha de entrega de anterior al 13 de marzo del 2020. Las calificaciones
después del 13 de marzo se utilizarán para determinar cuánto están progresando los estudiantes
para dominar el material o como lo dominan, incompleto en el progreso hacia el dominio o
incompleto porque el distrito y los estudiantes no pudieron navegar exitosamente en este nuevo
modo de aprendizaje durante estos tiempos inciertos.
Los estudiantes pueden recuperar o remediar cualquier tarea previa asignada durante el semestre
de primavera del 2020 semestre (calificaciones del semestre de primavera de 10 semanas)
¿Cómo afectará las certificaciones y los exámenes de CTE, AP, IB?
Los cursos de colocación avanzada, bachillerato internacional, doble crédito, OnRamps, y
educación técnica y de carrera especifica (CTE, por sus siglas en inglés) que resulten en una
certificación y/o articuladas o ser transferidas para créditos universitarios seguirán los planes de
estudios y las reglamentaciones de las respectivas agencias externas que los gobiernen más allá
del control local de AISD. Los maestros continuaran en el plan de estudios establecido que
incluye comentarios a los alumnos, actividades de revisión y la preparación para sus
evaluaciones y certificaciones de fin de año
¿Qué son los cursos de doble crédito?
Los estudiantes inscritos en cursos de doble crédito obtendrán una P para Aprobado, una I para
Incompleto o una D darse de baja.
¿Qué harán los estudiantes para mantenerse al día con Bellas Artes y actividades atléticas?
Los estudiantes en cursos basados en el desempeño, tales como bellas artes, educación técnica y
profesional, atletismo, idiomas del mundo u otros continuarán trabajando en sus habilidades
usando videos individuales, desafíos de rendimiento y técnica, y desarrollo continuo de
habilidades para mantener a los estudiantes participando activamente.
¿Qué significa esto para los estudiantes de secundaria?
Al igual que con los estudiantes de preparatoria, las calificaciones del cuarto y quinto período de
seis semanas se combinarán en un período de calificación de 10 semanas y comprende el tercer
trimestre del año escolar.
Todas las calificaciones finales del semestre de primavera se registrarán como “Aprobado” o
“Incompleto”.
Los promedios anuales se calcularán promediando el semestre de otoño (50%) y el promedio de
las calificaciones obtenidas durante el período de calificación de 10 semanas de primavera 2020
(50%). Los estudiantes que están en peligro de no obtener el crédito anual podrán remediar sus
calificaciones con el fin de obtener el crédito anual final.
Tareas asignadas y evaluaciones
 Todas las tareas asignadas y evaluaciones tomadas en consideración en la primavera del
2020 deberán haber tenido fecha de entrega antes del 13 de marzo de 2020. Las
calificaciones después del 13 de marzo se utilizarán para determinar cuánto están
progresando los estudiantes para dominar el material o como lo dominan, incompleto en
el progreso hacia el dominio o incompleto porque el distrito y los estudiantes no pudieron
navegar exitosamente en este nuevo modo de aprendizaje durante estos tiempos inciertos.
● Los estudiantes pueden recuperar o remediar cualquier tarea previa asignada durante el
semestre de primavera de 2020 (calificaciones del semestre de primavera de 10 semanas)
Calificación de incompleto
● Los incompletos no se usarán para la promoción o retención, pero se usarán para
identificar a los estudiantes que necesitan ayuda adicional y apoyo en el próximo año
escolar mediante instrucción en grupos pequeños y/o tutoriales.
¿Cómo obtendrán crédito los estudiantes de secundaria inscritos en cursos de
preparatoria?
Las mismas pautas de la escuela preparatoria se aplican a los estudiantes de secundaria; sin
embargo, los tutores/estudiantes de la escuela secundaria también tendrán la oportunidad de dar
de baja cualquier curso de crédito de preparatoria tomado durante el año escolar 19-20 durante el
semestre de otoño del año escolar 20-21.
¿Cómo seguirán al día con el aprendizaje los estudiantes de primaria?
Los maestros trabajarán cuidadosamente en colaboración con sus estudiantes durante todo el año,
ya sea a través del aprendizaje en línea, correos electrónicos con imágenes del trabajo
completado de los estudiantes, o incluso llamadas telefónicas conjuntas con cuidadores y
estudiantes.
Los maestros monitorearán el progreso de los estudiantes sobre las habilidades, contenidos y
estándares más importantes que prepararán a nuestros jóvenes para el éxito el próximo año. Los
maestros estarán en comunicación con los padres y cuidadores con respecto al progreso de sus
estudiantes. Se identificará a los estudiantes que pudieran necesitar apoyo adicional en el verano
o en el siguiente año escolar.
Nuestro Departamento de Aprendizaje Social y Emocional diseñará la divulgación comunitaria a
través de actividades creativas que fomenten el bienestar emocional social mientras respetan el
distanciamiento social. Algunos ejemplos incluyen reuniones por Zoom en las que los
estudiantes pueden traer y presentar a sus mascotas o un carnaval diseñado para pasar sin bajarse
de su automóvil.
Las calificaciones después del 13 de marzo se utilizarán para determinar cuánto están
progresando los estudiantes para dominar el material o como lo dominan, incompleto en el
progreso hacia el dominio o incompleto porque el distrito y los estudiantes no pudieron navegar
exitosamente en este nuevo modo de aprendizaje durante estos tiempos inciertos.
¿Qué puedo hacer si no tengo acceso a una computadora o internet?
Como distrito nos enorgullecemos de nuestra innovación, así como el compromiso de nivelar el
campo de juego. Nos damos cuenta de que no todas las familias tendrán acceso a una
computadora y al internet, por eso hemos comenzado las siguientes iniciativas para ayudar.
● La distribución de Chromebook y punto de acceso WiFi para 6.o y 7.o grados (pronto se
ampliará para los grados 3-5)
● Reacondicionamiento de autobuses con WiFi para estacionarse en áreas de mucha
necesidad
● Distribución de paquetes impresos y útiles escolares en ciertos sitios
● Muchas lecciones que no requieren dispositivos en nuestro sitio web de AISD de
aprendizaje desde casa
También hemos diseñado el sitio web de AISD de aprendizaje desde casa para que se vea
fácilmente en cualquier dispositivo. A pesar de todo, sabemos que al final del día no todas las
familias tendrán la misma cantidad de acceso a estos recursos. Las familias que no puedan
acceder a una computadora usaran los paquetes recogidos en los sitios de comidas. Los maestros
monitorean el progreso a través de las conversaciones telefónicas con los padres y los
estudiante